Check-list exposant : ne rien oublier avant un salon

Réussir un salon professionnel ne s’improvise pas. Derrière chaque événement réussi se cachent des mois de préparation, une coordination rigoureuse entre les équipes et une anticipation de tous les détails logistiques.

Cette check-list vous accompagne avant, pendant et après le salon afin de maximiser votre retour sur investissement.

Commencer la préparation dès la fin du salon précédent

Les entreprises qui réussissent leurs salons préparent souvent la prochaine édition dès la fin de la précédente.

Organisez un débriefing dans la semaine qui suit le salon : objectifs atteints, retours des visiteurs, points forts et axes d’amélioration.

C’est également le bon moment pour décider de participer à la prochaine édition et intégrer le budget dans le plan marketing.

Pour certains salons internationaux, il est conseillé de réserver les hébergements près d’un an à l’avance.

6 mois avant

• Définir les objectifs du salon.
• Réserver l’emplacement.
• Choisir votre agence de design de stand.
• Définir le budget.
• Coordonner les équipes marketing, commerciales et produits. Vous hésitez encore sur l’agence à choisir ? Découvrez nos réalisations de stands ou parlez-nous de votre projet.

3 mois avant

• Valider le design du stand.
• Lancer la fabrication.
• Réserver hôtels et transports (le plus tôt possible).
• Préparer les supports commerciaux.
• Inviter clients et prospects.
• Finaliser le planning des équipes.
• Commander les services techniques : électricité, internet, mobilier, nettoyage, audiovisuel, manutention et stockage.

1 mois avant

• Former les équipes.
• Préparer les démonstrations.
• Vérifier les expéditions.
• Contrôler les fichiers d’impression.
• Valider les badges.

Une à deux semaines avant

Le matériel est généralement déjà expédié. Vérifiez sa bonne réception, confirmez les rendez-vous et diffusez aux équipes un planning détaillé : accès, horaires, hôtels, transports, contacts utiles et planning de permanence sur le stand.

Après le salon

Le salon ne s’arrête pas lorsque les portes ferment. Rappelez rapidement les prospects, envoyez les devis, remerciez les visiteurs, mesurez le ROI et organisez un débriefing afin d’améliorer la prochaine édition.

Les oublis qui coûtent vraiment cher

Les erreurs les plus fréquentes concernent l’organisation : commande d’électricité oubliée, internet réservé trop tard, fichiers d’impression envoyés au dernier moment, absence de procédure de suivi des leads, communication insuffisante avant le salon ou mauvaise anticipation des délais de transport.

Check-list spécifique pour les États-Unis

Exposer aux États-Unis obéit à des règles spécifiques (douane, syndicats, drayage). Retrouvez tous nos conseils pour exposer en Amérique du Nord.

6 à 8 semaines avant : réserver les services techniques, préparer les documents douaniers, vérifier les certificats anti-feu, organiser le drayage (transport du matériel entre l’entrepôt et le stand) et choisir l’Advance Warehouse (l’entrepôt avancé où expédier le matériel avant l’ouverture).

Deux semaines avant : vérifier la réception des colis, contrôler les commandes, confirmer les équipes de montage et les badges.

Quelques jours avant : confirmer les rendez-vous, préparer les outils de suivi des leads et vérifier les contacts d’urgence.

Téléchargez notre check-list

Proposez à vos équipes une version PDF interactive regroupant la préparation, la logistique, la communication et le suivi commercial.

Contactez-nous pour recevoir le modèle de check-list de Merci Gustave.

FAQ

Faut-il préparer un salon plusieurs mois à l’avance ? Oui, idéalement entre 6 et 12 mois avant, ou dès la fin du précédent salon.

Quelle est la première étape ? Définir des objectifs mesurables avec toutes les équipes concernées par le salon.

Que faut-il vérifier avant le départ ? Les expéditions, les badges, le planning des équipes et les rendez-vous.

Quand rappeler les prospects ? Dans les premiers jours suivant le salon.

L’expérience Merci Gustave

Chez Merci Gustave, nous avons accompagné des entreprises sur des salons en France, en Europe, au Canada et aux États-Unis. Nous avons vu des stands bloqués en douane faute d’un document, des commandes d’électricité oubliées, des vidéos incompatibles avec les écrans du salon ou encore des équipes découvrant leur planning le matin de l’ouverture.

Ces situations ne sont pas dues au hasard mais à un manque d’anticipation. Notre rôle est justement de les éviter afin que nos clients puissent se concentrer sur l’essentiel : rencontrer leurs prospects, présenter leurs innovations et développer leur activité.